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Tobias und ich veranstalten öfter Events, die viele von euch
gerne besuchen und auch immer wieder dabei sind. Als Beispiel sei das May the 4th Event im Mai 2015 oder auch
das BTTF-Event am 21. Oktober 2015 genannt, wo wir euch als Besonderheit Eventcoins anbieten
konnten die zum jeweiligen Anlass passten. Auch im Jahr 2014 wurde unser Wintergrillevent sehr
gut angenommen. Auch Tobias´ eigene Events wie "Glühwein an der Zeil" und "Towelday" werden von euch
gut angenommen und gerne besucht.
Im Oktober 2015 besuchte ich Tobias mal wieder in seinem Headquarter, wir
sponnen die verrücktesten Ideen und dachten uns,
dass wir die Chance nutzen sollten unser Event für den Leapday 2016 als erstes
pünktlich einzureichen. Doch zuerst einmal brauchten wir eine zündende Idee.Wir überlegten uns also, wo man ein Event mit 40-50
Leuten recht gut durchführen könnte.
Zu Beginn dachten wir wieder an grillen oder das Event in einer Lokalität zu
veranstalten. Wir entschieden uns aber schnell dagegen, weil wir uns anschauten was es am 12.12.2012 an Events gegeben hat:
Frühstück, Kaffee, Mittagessen, Kuchen, Abendessen. Es war also für jede Zeitlage etwas dabei, und so kamen wir zu dem
Schluss dass es etwas ohne Essen sein soll. Ikea kam in die engere Auswahl es
musste nur noch norbparvus gefragt werden ob wir "seine Schwedentreff
Eventlocation" für ein Event am 29.02 nutzen dürfen. Wenn ein anderer Owner
dort regelmäßig seine Events ausrichtet, gehört es natürlich dazu mal nett zu
fragen ob er etwas dagegen hat. Er gab sein Okay und wir konnten uns nun
genauere Gedanken über den Ablauf des Events machen.
Da Ikea verschiedene Bereiche bietet und sehr verschachtelt ist mussten wir
gleich an eine Art Indoorgeocaching denken. Danach könnte eine Verlosung von
kleinen Sachpreisen stattfinden. Der Eventname "Die Hot-Dog-Rally" war schnell
gefunden, da Tobias immer sagt dass Ikea ein "schwedischer Hot Dog-Stand mit vorgeschaltetem
Labyrinth" ist.
Jetzt konnte endlich die richtige Planung der ganzen Sache beginnen. Wir wussten
was wir machen möchten und die Aufgaben der Rally sollten relativ einfach sein
dass auch die teilnehmenden Juniorcacher Spaß haben. In der Zeit von Dezember
bis zum Eventtag waren wir mehrere Male bei Ikea und haben Schilder, Fotos,
Plakate und andere Dinge gesucht die nicht so schnell verändert oder umgebaut
werden können. Schließlich sollten sie auch am Eventtag noch an Ort und Stelle
sein, damit die Besucher die Aufgaben auch lösen können.
Bei unseren ersten beiden Besuchen haben wir ca. 20 Fragen aufgeschrieben und
diverse Fotos geschossen um damit später die Aufgabenzettel zu gestalten. Doch
da wurde uns nochmal ein schöner Strich durch die Rechnung gemacht, denn wir hatten
wirklich nicht mit so vielen Anmeldungen gerechnet. Mitte Januar waren wir bei
etwa 70 Will attends, was uns schon sehr überwältigt hat. Aber in der Woche
zwischen 22.02 und 29.02 gab es nochmal einen Schub und wir hatten über 110
Will Attends. Mundpropaganda unter Geocachern ist eben doch die beste Werbung.
Zur abschließenden Planung für das Event ging es am 25.02. nochmal zu Ikea und
die letzten Fragen für unsere Aufgabenzettel wurden angepasst, so dass wir
insgesamt 3 ähnliche Aufgabenzettel für die Teilnehmer der Rally hatten. An
diesem Tag haben wir auch ein passendes Logbuch für das Event gekauft, wobei es kein Buch wurde sondern ein Tisch.
Als wir in der Woche vor dem Event mit Rebecca sprachen äußerte sie Bedenken
über den Startpunkt im Ikea Restaurant, da es mittlerweile schon über 100
Anmeldungen waren. Kurzerhand wurde also umgeplant, Start und Ziel wurden ins
Parkhaus verlegt und alle Personen die Will Attend geloggt hatten wurden
hierrüber per Announcement informiert.
Am Eventtag selbst trat noch ein weiteres aber lösbares Problem ein. Treffpunkt
sollte die unterste Parkhausebene sein, da diese immer relativ leer ist. Doch
gerade heute am 29.02 war es anders. In der ersten Parkebene wurden
Renovierungsarbeiten durchgeführt und deshalb war ein Teil davon gesperrt. Alle
Autos wurden also zuerst in die unterste Parkebene geleitet. Trotzallem fanden wir
im untersten Parkdeck eine Ecke die gut für das Event geeignet war.
Gegen 17:45 bauten wir unseren Logtisch, einen Beistelltisch sowie die Kamera
auf und auch die ersten Cacher trudelten schon ein. Mit der Zeit wurde es immer
voller und angesichts der eisigen
Temperaturen gab es von Tobias gegen 18:05 das übliche Announcement und ein
Gruppenfoto wurde gemacht. Im Anschluss wurden die Zettel für die Rally verteilt.
Die ersten Gruppen kamen schon gegen 18:30 wieder zurück ins Parkhaus und gaben
die Lösungszettel ab. Auch durch die ein oder andere falsch beantwortete Frage ließen
sich die motivierten Spieler nicht unterkriegen, gingen nochmal los und kamen
nach 10 Minuten mit der richtigen Lösung wieder. Es trafen nun immer mehr
Grüppchen mit teils richtigen und falschen Lösungszetteln ein. Ich habe die
Zettel nach Abgabe kurz kontrolliert und die Spieler darauf hingewiesen. So
konnten sie dann noch einmal nachschauen gehen wenn es die Zeit zuließ.
Einige Besucher waren den Logs zufolge begeistert davon, wie schnell die
Kontrolle ging. Erst hatten wir die Idee alle Zettel einzusammeln und am Ende
kurz zu kontrollieren. Dies hätte bei 50 Teilnehmern wahrscheinlich ohne
Probleme funktioniert, aber bei über 100
haben wir uns dafür entschieden gleich bei Abgabe zu kontrollieren. Insgesamt
wurden 87 Lösungsbögen der Rally wieder zurückgebracht und abgegeben, 83 dieser
Bögen kamen in die Lostrommel. Bis 19:30 mussten die Lösungszettel abgegeben
werden und pünktlich um 19:35 konnte dann die Ziehung der Gewinner stattfinden
damit die Besucher nicht allzulange im kalten Parkhaus ausharren mussten.
Tobias suchte sich die kleine Sabina als Losfee aus. Sie zog die Gewinnerlose und den
ersten Platz belegte Koffer01. Es gab noch einige Trostpreise die unter allen
Teilnehmern mit richtigem Lösungszettel verlost wurden. Nach der Verlosung
machten sich die meisten Cacher auf den Weg zu anderen Events oder nach Hause.
Wir bauten die Tische ab, luden alles ins Auto und hatten erst vor am heutigen Tage
noch 3 Events zu besuchen. Doch da wir schon seit 6:00 Uhr unterwegs und auf
einigen Events im Rhein Main Gebiet waren, entschieden wir uns dafür auch nach
Hause zu fahren. Die positive Resonanz der Cacher zu unserem Event hat uns sehr
gefreut und überzeugt uns auch weiterhin bei Events etwas anderes als üblich zu
überlegen.
Bis bald auf einem accessburn & Friends Event
Vielen Dank für die Unterstützung!